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邮箱解决企业管理什么问题?

        为什么要企业邮箱?究竟解决什么问题?
        我们认为邮箱本质上是一个沟通工具,所以解决的是沟通问题;
        沟通的方式很多种,开会、面谈、电话、留言、email、IM(QQ、MSN)等等都承载着沟通的功能,但是工具多了,选择也就多了,很多重要的信息不从统一的渠道发出,导致信息丢失,员工常常碰到这样的场景:“这任务你知道吗?”“我不知道啊,什么时候通知的?”,“上次QQ群里面说的”,“啊!是哪个群?没有留意啊”。
        为了保证信息不丢失,企业最好规定唯一官方沟通渠道,这个渠道能够保证信息自由流通,能使接受人一定能够看到,既能使企业内部员工间沟通顺畅,又能保证与外部沟通流畅;那么搭建这个沟通渠道所选择的工具必须具体方便、简洁、低成本、方便管理、安全、可追溯等特性,很显然传统的沟通方式不能具备,最起码成本比较高;
        我们认为Email是搭建企业官方沟通渠道最好的工具,在互联网诞生早期,email就是最重要的应用了,一直延续至今,在商业社会中,它也是全球使用最广泛的沟通工具、技术标准完全统一;国内很多公司也是选择email作为官方沟通工具,我们经常在网上看到阿里巴巴马云给全体员工的邮件、百度李宏彦给员工的邮件等等,其内部都是使用email作为企业官方沟通工具;
        很多人也许不同意这样观点,因为另一种工具我们使用的也很多----即时通讯软件(如QQ\RTX\MSN等),现在日常办公中使用IM越来越多,它不仅沟通方便、而且数据传输功能也非常好用;为什么不选择它作为官方沟通工具呢,它的地位又是什么呢?下面将把Email和IM作详细对比;

根据以上特点,Email和IM的使用范围:

Email和IM一般互补使用
Email:能使员工养成更好的工作态度和习惯,有计划、有节奏、有标准;
IM:即时,方便,数据传输等辅助功能强大;

综述:基于Email传递的信息内容相对正式、标准、不可忽略、可追溯性高,公司在沟通渠道建设时,一般统一推广使用Email,以确保公司层面的信息畅通。


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